Urząd Gminy w Sztutowie Biuletyn Informacji Publicznej

Do podstawowych obowiązków stanowiska ds. obsługi klienta i spraw kancelaryjnych należy:
1. prowadzenie sekretariatu Urzędu Gminy w Sztutowie;
2. udzielanie informacji interesantom o:
a) rodzaju, miejscu, sposobie i trybie załatwiania spraw w Urzędzie,
b) danych o Gminie (statystyka, układ komunikacyjny, topografia),
c) organizacji władz Gminy, struktury Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy,
d) wysokości opłat lokalnych i skarbowych.
3. udostępnianie interesantom potrzebnych druków, formularzy do załatwienia sprawy oraz ewentualna pomoc przy ich wypełnieniu;
4. przyjmowanie i rejestracja korespondencji w dzienniku podawczym, Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
5. odbieranie i łączenie rozmów telefonicznych na poszczególne stanowiska pracy;
6. odbieranie, rejestrowanie i wysyłanie korespondencji przychodzącej lub wychodzącej faksem , mailem, e-puapem;
7. prowadzenie spraw błędnie kierowanych,
8. prowadzenie spraw z zakresu publikacji ogłoszeń na tablicach ogłoszeniowych Urzędu Gminy Sztutowo w tym na tablicy elektronicznej;
9. przekazywanie korespondencji/dokumentacji - po jej wcześniejszym zadekretowaniu przez Wójta, z-ca Wójta lub Sekretarza na poszczególne stanowiska pracy;
10. udostępnianie zainteresowanym klientom materiałów informacyjno - promocyjnych Gminy.
11. przygotowywanie okresowych ocen, analiz i informacji, sprawozdań wynikających
z powierzonego zakresu obowiązków;
12. prowadzenie ewidencji środków trwałych Gminy,
13. Prowadzenie rejestrów, ewidencji wynikających z powierzonego zakresu obowiązków;
14. Dbanie o pozytywny wizerunek Gminy Sztutowo oraz Urzędu Gminy Sztutowo,
a w szczególności obsługa socjal mediów.
15. prowadzenie spraw z zakresu poczty wychodzącej z Urzędu.
16. prowadzenie ewidencji i rozliczenia materiałów pędnych dla OSP, pojazdów służbowych oraz urządzeń koszących będących w posiadaniu Urzędu Gminy
w Sztutowie,
17. nadzór nad pracą centrali telefonicznej,
18. prowadzenie rejestrów i zbiorów Zarządzeń Wójta Gminy,
19. prowadzenie ewidencji oraz zakup stempli i pieczęci,
20. prowadzenie rejestru udostępniania sali narad w urzędzie,
21. prowadzenie spraw z zakresu zawieranych umów dotyczących obsługi urzędu tj. obsługa prawna, obsługa informatyczna, obsługa telekomunikacyjna itp.,
22. administrowanie siecią komputerową poprzez zabezpieczenie prawidłowej eksploatacji komputerów przez zakup materiałów eksploatacyjnych, zakup nowego sprzętu w miarę potrzeb.