Urząd Gminy w Sztutowie Biuletyn Informacji Publicznej

Sztutowo, dnia 11. 04.2024 r.

RKSiP-KT.425.5.2024

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT DOTYCZĄCYCH ORGANIZACJI CYKLU IMPREZ SPORTOWO – REKREACYJNYCH NA PLAŻY W SZTUTOWIE W SEZONIE LETNIM

I.                    Przedmiot zamówienia: 

1. organizacja cyklu imprez sportowo – rekreacyjnych na plażach w Gminie Sztutowo pn. „Sztutowskie Lato 2024”, przez okres obejmujący sezon letni w miesiącach: lipiec, sierpień 2024 r.
2. Celem imprezy jest zachęcenie do aktywności fizycznej oraz rekreacji mieszkańców Gminy Sztutowo oraz gości spędzających wakacyjny wypoczynek w naszej gminie. 
3. Termin organizacji imprezy: 01.07.2024- 31.08.2024 r.
4. Miejsce: Plaża główna w Sztutowie ( przy zejściu nr 60-59)

II.                  Zamówienie obejmuje:

1.  Organizację i przeprowadzenie wydarzeń na plaży w Sztutowie w miesiącach  lipcu i sierpniu 2024 roku, w formie turniejów  piłki nożnej plażowej oraz piłki siatkowej plażowej, dodatkowo zajęcia fitness, zumby, zajęcia ruchowe dla dzieci lub inne zaproponowane przez oferenta. Ofertę należy przedstawić  w formie dwóch wariantów:

a)       8 wydarzeń  (4 - w lipcu, 4 - w sierpniu)

b)      16 wydarzeń (8 - w lipcu, 8 - w sierpniu)

wraz z ilością i rodzajem planowanych wydarzeń i zajęć oraz podaniem szacunkowych kosztów jednostkowych wydarzeń.

2.  Przygotowanie boisk i terenu do rozegrania zawodów zgodnie z obowiązującymi przepisami, wraz ze sprzętem (bramki, siatki itd.).

3. Organizację turniejów pod kątem: przygotowania i obsługi biura zawodów, ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej boisk sportowych, ponoszenia opłat z tytułu odtwarzania utworów muzycznych, zagwarantowania odpowiedniej ilości pracowników do obsługi, ze szczególnym uwzględnieniem zapewnienia profesjonalnej opieki medycznej oraz sędziowskiej i spikerskiej,

4. Promocję imprez poprzez rozpowszechnianie plakatów, zamieszczanie informacji na portalu społecznościowym Facebook, przekazywanie informacji o wydarzeniach do pracowników Urzędu Gminy w Sztutowie odpowiedzialnych merytorycznie  przynajmniej z 10 dniowym wyprzedzeniem,

5. Uwzględnienie we wszystkich materiałach informacyjnych i promocyjnych logotypów Gminy Sztutowo,

6.  Udostępnianie boisk sportowych (treningowych) dla osób wypoczywających na plażach w Sztutowie  od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-18:00 (od 1 lipca do 31 sierpnia)

7.  Stałe dbanie o czystość i porządek na terenie boisk oraz na terenach bezpośrednio do nich przyległych,

8.  Przygotowanie raportu z realizacji zlecenia.

III.           Zobowiązania Zleceniodawcy:

1. Zagwarantowanie miejsca na organizację boisk tj. pas plaży o długości minimum 85 metrów na plaży w Sztutowie na którym zostaną ustawione dwa boiska do siatkówki plażowej oraz jedno boisko do piłki nożnej plażowej. Lokalizację boisk określa zatwierdzony przez Urząd Morski plan plaż na 2024 r.

2. Zleceniodawca na mocy porozumienia zawartego z Operatorem plaż, przekaże Zleceniobiorcy do wykorzystania sprzęt i wyposażenie boisk : dwa boiska do piłki siatkowej. Zleceniodawca przekaże Zleceniobiorcy piłkołapy w ilości dwóch sztuk.

3. Zleceniodawca w porozumieniu z operatorem plaży udostępni możliwość wykorzystania przyłącza prądowego w dniach rozgrywania zawodów, zgodnie z kalendarzem imprez stanowiącym załącznik do umowy. W przypadku braku dostępu do prądu, zawody zostaną rozegrane bez oprawy muzycznej i obsługi spikerskiej.

4. Zleceniodawca zastrzega sobie wybór wariantu w zależności od posiadanych zdolności budżetowych.

IV.                 Warunki finansowe:

Proponowane terminy płatności:

I część do  10 lipca 2024 r.– 30% na podstawie  wystawionej faktury/rachunku

II część do 9 sierpnia 2024 r. – 40% na podstawie  wystawionej faktury/rachunku

III część do 6 września 2024 r.  – 30% na podstawie  wystawionej faktury/rachunku

 V.        Zamawiający

Wójt Gminy Sztutowo, 82-110 Sztutowo, ul. Gdańska 55,
www.sztutowo.pl, info@sztutowo.ug.gov.pl ,
kontakt: Justyna Żywicka, e-mail: jzywicka@sztutowo.ug.gov.pl
Pn - Pt - w godz. od 7:30 -15:30 , tel. 55 247 81 51 wew. 613

VI.      Miejsce oraz termin składania ofert
Oferty z dopiskiem „Sztutowskie Lato 2024”, należy złożyć w Punkcie Obsługi Klienta Urzędu Gminy w Sztutowie do dnia 18.04.2024 r. do godziny 15:00 lub pocztą elektroniczną na adres: info@sztutowo.ug.gov.pl

 Rozstrzygnięcie nastąpi w terminie do dnia 19.04.2024 r.  

VII.    Oferta powinna zawierać:

-          wypełniony formularz oferty zgodnie z załącznikiem nr 1,

-          proponowane rozwiązania techniczne oraz promocyjne organizacji imprez,

-          kalkulację zadania, wraz z podaniem łącznej ceny brutto za całość realizacji zadania,

-          dokumentacja potwierdzająca posiadane doświadczenie w organizacji tego typu imprez,  

-          w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą - odpis zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

VII. Kryterium wyboru oferty

Oferty będą oceniane według kryterium: cena – 100%.
VIII. Ogłoszenia wyników
Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, poinformowany zostanie pisemnie w terminie 7 dni od daty rozstrzygnięcia konkursu. Projekt umowy przygotowuje Zamawiający i przedstawia Wykonawcy do akceptacji.

IX. Unieważnienie zapytania ofertowego

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania w każdej chwili, bez podania przyczyny.

 

Załączniki:

1. Formularz ofertowy
2. Projekt umowy
3. Klauzula RODO